Проблемное поле:
Ведение и обязательный архив объемной документации, на бумажном носителе представляет собой риски и потери, а именно: длительный процесс согласования и передачи, утеря документации; необходимость наличия помещения для хранения и обеспечения сохранности архива; отсутствие оперативного доступа к информации; ограниченный срок хранения документации для информационно-справочных целей.
Корневая проблема
Отсутствует единая среда для коммуникаций участников процесса; обмена и хранения проектной документации.
Цели
Автоматизирование ведение проектной документации для передачи в архив с соблюдением следующих критериев:- ускорить процесс согласования и подписания документации;
- обеспечить доступность документов на всем жизненном цикле;
- обмен информацией в форме электронных документов;
- обеспечить защищенность документации, снизить риски потери документов;
- создать юридически значимый электронный архив;
- бюджетный вариант и привычный интерфейс.
Экономический эффект
- Расходы на распечатку, фальцовку и папки = 150 листов * 15 проектов * 50 руб/л. + 50 руб. * 15 папок = 113 250 руб./ 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты ГИПа на подписание документов = 3000 листов * 0,5 мин / 60 = 25ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты инженера на штамповку = 3 000 листов * 0,2 / 60 = 10ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты на поиск документации = 15 мин * 40 документов / 60 = 10ч. /месяц
Видимый эффект:
- Экономия на аренде – площадь 10 кв. м. (даже при вертикальном хранении) на 1 год
- Исключение примерно 3,5 тн бумаги из архива, подлежащего хранению 5 лет
- Удаление источника и сборника типографской пыли
- Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
- Нет необходимости в утилизации устаревшего архива.
Целевые показатели
Продукт проекта и результат мониторинга
Результат
- Сокращение количества физического места для архивирования документации около 10 кв.м. для хранения 1 года;
- Повышение вероятности быстрее выйти на строительство за счет сокращения времени на согласование;
- Обеспечение пользователей актуальными и достоверными данными, оповещение о изменениях;
- Повышение скорости принятия решения о возможных изменениях в проектной документации;
- Надежное хранение за счет разграничения прав доступа и стандартных технологий резервного копирования;
- Неограниченное время хранения документов и чертежей в неизменном виде;
- Разработаны категории распределения заявок.
-
Данный проект- только часть того, что можно автоматизировать в документообороте архива, чтобы минимизировать использование бумаги и ускорить процесс поиска документов. Команда с этим справилась, и продолжает развивать проект дальше.
