Компания под соглашением о неразглашении конфиденциальной информации (NDA) обратилась к нам с задачей автоматизировать и упростить процесс согласования документов в системе Битрикс24. До внедрения бизнес-процесса сотрудники сталкивались с низкой прозрачностью, высокой нагрузкой на менеджеров и отсутствием аналитики. Это тормозило внутренние процессы и увеличивало операционные риски.
О клиенте
Наш клиент под соглашением о неразглашении конфиденциальной информации (NDA)— крупная региональная компания, специализирующаяся на проектировании, производстве и поставке всех видов литиевых аккумуляторов, включая решения для промышленного и коммерческого применения. Основное направление — литий-ионные аккумуляторы, которые компания разрабатывает под индивидуальные требования заказчиков.
Ранее для согласования внутренних документов использовалась платформа «Парус», которая не обеспечивала достаточной прозрачности процессов, мобильности и гибкости в настройке маршрутов согласования.
Параллельно внутри компании уже применялась система Битрикс24 — сотрудники использовали модуль "Задачи и проекты" для управления текущими задачами. Это стало логичным основанием для перехода к полной автоматизации процессов согласования в Битрикс24, с сохранением единого цифрового пространства и привычного интерфейса.
Проблемы клиента
Основные проблемы, с которыми столкнулся клиент:
Низкая прозрачность процессов — сотрудники не понимали, на каком этапе находится документ, кто ответственный за следующий шаг.
Высокая нагрузка на менеджеров — согласование происходило вручную, требовало множества напоминаний и сопровождения.
Отсутствие аналитики — невозможно было оценить, сколько времени занимает согласование, где происходят задержки и кто из участников систематически не выполняет задачи в срок.
Решение: Автоматизация бизнес-процесса в Битрикс24
Для решения задачи была выбрана система Битрикс24, как наиболее гибкая и подходящая под задачи клиента. Среди её преимуществ:
- Возможность создания различных сценариев согласования для разных типов документов;
- Поддержка как последовательного, так и параллельного согласования;
- Полноценная работа с бизнес-процессами через мобильное приложение;
- Уже знакомый сотрудникам интерфейс — не требовалось долгого обучения.
Этапы внедрения
Внедрение прошло в 3 ключевых этапа:
1. Аудит
- Провели встречи с представителями отдела продаж и другими ключевыми подразделениями.
- Выявили существующие типы согласований и проблемные точки в процессе.
- Определили основные платформы и способы коммуникации, которые использовались до автоматизации.
2. Настройка бизнес-процесса
Создали единый бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24, включающий 5 блоков:
1. Согласование участниками совещания;
2. Согласование с руководителями подразделений;
3. Согласование с операционным директором;
4. Согласование с генеральным директором;
5. Сценарий произвольного согласования (гибкая настройка под нестандартные случаи).
Все этапы сопровождались уведомлениями, статусами и системой контроля сроков.
3. Обучение и сопровождение
- Провели демонстрацию готового решения для ключевых сотрудников.
- Разобрали пошаговые сценарии, как запускать процесс через мобильное приложение.
- Подготовили методические материалы и видеоинструкции для самостоятельной работы.
Результаты и эффект от внедрения
· Сокращение времени согласования — с 1 дня до 2 часов
· Повышение прозрачности — каждый участник процесса видит статус документа и ответственных на каждом этапе
· Улучшение контроля — благодаря обязательным полям, проверкам и системе напоминаний, соблюдение регламентов стало проще
· Снижение нагрузки— автоматические уведомления и статусы избавили менеджеров от ручного контроля за процессом
· Вовлечённость сотрудников — мобильный доступ позволил согласовывать документы в любом месте и в любое время
Почему клиенты выбирают Иксон Девелопмент для автоматизации в Битрикс24
Мы не просто настраиваем Битрикс24 — мы решаем реальные бизнес-проблемы. Понимаем, как работают процессы внутри компаний, адаптируем под конкретные задачи и обучаем сотрудников.
Хотите сократить рутину и ускорить бизнес-процессы?
Свяжитесь с нами — и мы покажем, как Битрикс24 может работать на вашу эффективность.
