До автоматизации процесса согласования контрагентов вручную возникали проблемы с оперативностью уведомлений, сложности в отслеживании статуса и высокая вероятность пропусков. Это снижало скорость работы и увеличивало риски ошибок. Внедрение вебхука, интегрированного с Telegram, позволило автоматически информировать участников через бота, сократить время на согласование и повысить общую эффективность и координацию внутри команды
О клиенте
Крупная региональная компания (Подписанный NDA)
Проблема клиента
Клиент — предприятие с многолетним опытом в производстве молочной продукции, сталкивалось с рядом проблем в процессе согласования контрагентов:
-Ручное уведомление сотрудников о необходимости согласования новых контрагентов занимало много времени.
- Отсутствие прозрачности: сотрудники не могли видеть статус согласования и кто за что отвечает.
- Частые задержки в добавлении контрагентов в CRM, что влияло на скорость заключения сделок.
- Недостаток аналитики: невозможно было отслеживать, сколько времени уходит на согласование и кто чаще всего задерживает процесс.
- Риск человеческой ошибки: документы могли быть упущены или не дошли до нужного сотрудника.
Решение
Для решения задачи была предложена автоматизация процесса согласования контрагентов через вебхук, который интегрируется с Telegram API и отправляет уведомления через Telegram-бота.
Ключевые элементы решения:
- Настройка бизнес-процесса в Bitrix24, который запускается при переносе сделки на стадию.
- Вебхук, который отправляет уведомления в Telegram.
- Telegram-бот, который отправляет уведомления о новых контрагентах.
- Цифровое рабочее место для подразделений: смарт-процессы «Бухгалтерия», «Юридический отдел», «Служба безопасности»
Выбрали систему Bitrix24, так как:
- Позволяет сотрудникам подтверждать или отклонять контрагентов в своем рабочем пространстве.
- Настройка прав доступа и ролей для участников процесса согласования.
Этапы внедрения
1. Анализ текущего процесса — изучение действующих правил, участников и узких мест.
2. Настройка бизнес-процесса в Bitrix24 — создание сценария согласования контрагентов.
3. Подключение Telegram-бота — создание бота, который будет отправлять уведомления.
4. Настройка вебхука — подключение к API Bitrix24 и Telegram для автоматической передачи данных.
6. Тестирование и доработка— проверка работы системы на тестовых данных и внесение изменений.
7. Обучение сотрудников— проведение обучения по работе с Telegram-ботом и новым процессом.
8. Запуск в работу — переход на автоматизированный процесс согласования контрагентов.
Результаты и эффект
Данное решение позволило:
- Сократить время на согласование— в среднем сократилось на 40%.
- Повысить прозрачность — все участники процесса видят статус контрагента и этапы согласования.
- Снизить количество ошибок— автоматизация исключила упущения и дублирование действий.
- Увеличить скорость добавления контрагентов в CRM — среднее время сократилось с 3 дней до 1 дня.
- Улучшить коммуникации — уведомления через Telegram позволяют сотрудникам быстрее реагировать.
- Повысить вовлечённость команды — процесс стал удобным и понятным, что повысило удовлетворённость сотрудников.
- Отслеживать аналитику — стало возможным отслеживать KPI по скорости согласования и вовлечённости участников.
Ключевые интеграции и технологии
1. Интеграция Bitrix24 с Telegram через вебхук
- Bitrix24 REST API — использовался для получения данных о новых контрагентах и изменениях их статуса.
- Telegram Bot API — позволил отправлять уведомления сотрудникам и получать их ответы (подтверждение/отказ).
- Вебхук (Webhook) — обеспечил двустороннюю связь между Bitrix24 и Telegram-ботом. При изменении статуса сделки в Bitrix24, вебхук отправлял уведомление в Telegram.
2. Настройка бизнес-процессов в Bitrix24
- Отправка уведомления через Telegram.
- Использование условий и правил для управления потоком согласования в зависимости от ролей и прав доступа.
Вывод
Внедрение автоматизированного процесса согласования контрагентов через Telegram-бота и вебхук в Bitrix24 позволило предприятию с многолетним опытом в производстве молочной продукции повысить эффективность внутреннего документооборота, сократить время на согласование и минимизировать риски ошибок. Решение стало частью стратегии цифровизации и оптимизации бизнес-процессов компании
Хотите реализовать подобную автоматизацию в своей компании?
Иксон Девелопмент, поможет настроить интеграции и построить рабочую экосистему, которая будет соответствовать вашим задачам.
